Leistung

Automatisierung, die Stunden pro Woche zurückgibt

Workflows, die E-Mails sortieren, Angebote vorbereiten und Daten zwischen deinen Tools bewegen. Ohne Enterprise-Software, ohne KI-Hype.

Lass uns reden

Kurz gefasst

Ich automatisiere Routineabläufe in kleinen Unternehmen mit Workflow-Werkzeugen wie n8n und Sprachmodellen dort, wo sie wirklich etwas leisten. Typisch sind Posteingang, Angebotsvorbereitung, Datenübertragung zwischen Systemen und Berichte. Der Einstieg ist ein Zeitfresser-Audit, danach entsteht ein erster Workflow, der in ein bis zwei Wochen läuft. Der Preis richtet sich nach Anzahl und Komplexität der Abläufe und wird vorab als Festpreis genannt.

Die meisten kleinen Unternehmen verlieren ihre Zeit nicht an große Probleme, sondern an kleine, die sich täglich wiederholen. Anfragen, die von Hand einsortiert werden. Angebote, die jedes Mal neu zusammengesucht werden. Daten, die aus dem einen System abgetippt und ins andere eingegeben werden. Jede dieser Aufgaben dauert fünf Minuten, und zusammen sind es Stunden pro Woche.

Genau dort setze ich an. Nicht mit einer Plattform, die dein Unternehmen umkrempelt, sondern mit einzelnen Workflows, die je einen dieser Abläufe übernehmen.

Was sich automatisieren lässt

Der Posteingang: Anfragen erkennen, nach Art sortieren, Standardfälle direkt beantworten, den Rest mit Zusammenfassung an dich. Angebote: aus Stichpunkten und deiner Preisliste einen Entwurf vorbereiten, den du nur noch prüfst. Daten: neue Kunden aus dem Formular ins CRM, Rechnungen aus dem Shop in die Buchhaltung, Termine aus dem Kalender in die Zeiterfassung. Berichte: die Zahlen, die du jeden Montag zusammensuchst, liegen montags um acht fertig vor.

Was sich nicht automatisieren lässt, sage ich dir auch. Abläufe ohne klare Regeln, Entscheidungen, die Erfahrung brauchen, und alles, was so selten vorkommt, dass die Automatisierung länger dauert als die Handarbeit.

Wie ich vorgehe

Zuerst das Audit: eine Woche lang hältst du fest, welche Aufgaben sich wiederholen und wie lange sie dauern. Das ergibt eine Liste, sortiert nach Zeitverlust. Der Ablauf mit dem größten Verlust und dem klarsten Regelwerk kommt zuerst.

Dann baue ich den Workflow und lasse ihn eine Woche parallel zum Handbetrieb laufen. Du siehst, was er tun würde, und kontrollierst. Erst wenn er fehlerfrei durchgelaufen ist, übernimmt er. Danach ist meist klar, welcher Ablauf als nächstes dran ist. Oder der eine reicht, und wir hören auf. Beides kommt vor.

Werkzeuge und Daten

Ich arbeite vor allem mit n8n, einem Workflow-Werkzeug, das auf deinem eigenen Server laufen kann. Deine Daten verlassen damit dein System nicht, nur weil ein Workflow sie bewegt. Sprachmodelle kommen dort dazu, wo Regeln nicht reichen: Freitext lesen, zusammenfassen, vorformulieren. Sie bekommen nur die Daten des konkreten Schritts, und für sensible Fälle gibt es Modelle in der EU.

Ich nutze diese Werkzeuge selbst. Die Inhalte auf dieser Seite werden von Workflows angereichert und geprüft, die Bewertung neuer Themen läuft automatisch gegen die Search Console, und meine eigenen Produkte zeit und events sind mit KI im Cockpit entstanden. Was ich empfehle, habe ich vorher an mir selbst ausprobiert.

Was es kostet

Pro Ablauf ein Festpreis, genannt nach dem Audit. Ein einzelner Workflow zwischen zwei Werkzeugen ist eine Sache von Tagen. Eine Kette über CRM, Buchhaltung und E-Mail mit Sprachmodell dazwischen eine von Wochen. Dazu kommen die laufenden Kosten der Werkzeuge, in der Regel ein zweistelliger Betrag im Monat. Eine ausführlichere Einordnung mit Beispielen und einer Rechnung, ab wann sich Automatisierung lohnt, steht im Ratgeber zu KI-Automatisierung für Kleinunternehmen.

So funktioniert es

Zeitfresser sichtbar machen

Eine Woche lang notieren, welche Aufgaben sich wiederholen und wie lange sie dauern. Das ist die Liste, mit der wir arbeiten.
Den einen Ablauf wählen

Nicht alles auf einmal. Der Ablauf mit dem größten Zeitverlust und dem klarsten Regelwerk kommt zuerst.
Bauen und testen

Der Workflow läuft zunächst parallel zum Handbetrieb. Erst wenn er eine Woche fehlerfrei durchgelaufen ist, übernimmt er.
Übergabe

Du bekommst den Workflow dokumentiert, mit den Zugängen und einer Einweisung. Er läuft auf deiner Instanz, nicht auf meiner.
Nächster Ablauf

Wenn der erste läuft, ist meist klar, welcher als nächstes dran ist. Oder es reicht, und wir hören auf.

Checkliste

Zeitfresser-Audit vor dem ersten Workflow
Ein Ablauf nach dem anderen, kein Großprojekt
Parallelbetrieb, bevor die Automatisierung übernimmt
Workflows laufen auf deiner Instanz, Daten bleiben bei dir
Sprachmodelle nur dort, wo Regeln nicht reichen
Dokumentiert und übergeben, kein Abhängigkeitsverhältnis

Häufige Fragen

Was kostet Automatisierung?

Das hängt an der Anzahl der Abläufe und daran, wie viele Systeme beteiligt sind. Ein einzelner Workflow mit zwei Werkzeugen ist eine Sache von Tagen, eine Kette über CRM, Buchhaltung und E-Mail eine von Wochen. Nach dem Audit nenne ich einen Festpreis pro Ablauf. Dazu kommen die laufenden Kosten der Werkzeuge, meist im zweistelligen Eurobereich pro Monat.

Welche Werkzeuge setzt du ein?

Vor allem n8n, weil es selbst gehostet werden kann und deine Daten damit bei dir bleiben. Dazu Sprachmodelle über API, wo Texte gelesen, zusammengefasst oder vorformuliert werden müssen. Kein Werkzeug, das dich an mich bindet: alles Standard, dokumentiert, übergebbar.

Brauche ich dafür wirklich KI?

Oft nicht. Viele Zeitfresser sind reine Regelarbeit: wenn X, dann Y. Dafür reicht ein Workflow ohne Sprachmodell, der ist schneller, billiger und macht keine Fehler. KI kommt dort ins Spiel, wo Regeln nicht reichen, etwa beim Sortieren von Freitext-Anfragen oder beim Vorformulieren eines Angebots aus Stichpunkten.

Was passiert mit meinen Daten?

Sie bleiben in deinen Systemen. n8n läuft auf deiner Instanz oder einem Server in Deutschland. Sprachmodelle bekommen nur die Daten, die für den konkreten Schritt nötig sind, und nur dann, wenn du dem zugestimmt hast. Für sensible Daten gibt es Modelle, die in der EU gehostet werden.

Wie lange dauert es, bis der erste Workflow läuft?

Ein bis zwei Wochen ab Audit, inklusive einer Woche Parallelbetrieb, in der die Automatisierung mitläuft und du kontrollierst, ob sie das Richtige tut.

Wartest du die Workflows danach?

Auf Wunsch. Werkzeuge ändern ihre Schnittstellen, und ein Workflow, der ein Jahr lang unbeaufsichtigt läuft, bricht irgendwann leise. Eine monatliche Pauschale deckt Monitoring und Anpassungen ab. Oder du übernimmst das selbst, dann bekommst du die Einweisung dafür.

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